RUANG LINGKUP PROROKOL MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN KLS 12
MATERI
HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
MATERI TAMBAHAN
DONWLOAD
Materi
Semester Gasal Kelas XII Administrasi Perkantoran
Ruang Lingkup Protokol :
-
Definisi
Protokol
-
Azas
Keprotokolan
-
Tujuan
Protokol
-
Peran
Keprotokolan
-
Unsur
Protokol
-
Tugas
dan Fungsi Protokol
-
Syarat
Petugas Protokol
-
Sumber
Protokol
-
Aturan
Keprotokolan
-
Ruang
Lingkup Tugas Protokol
DEFINISI
PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN
Protokol adalah kumpulan atau
keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai
persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan
atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang
terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma
atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam
kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode
keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan
di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.
AZAS
AZAS KEPROTOKOLAN
1. Azas
kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat
dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik),
dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.
2. Azas
ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan
keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.
3.
Azas keserasian, kesesuaian dan
keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu
keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara
(sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.
4.
Azas
timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain
atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.
5.
Azas Keagamaan
TUJUAN
KEPROTOKOLAN
-
Membuat
suatau acara teratur dan tertata dengan baik
-
Meminimalisir
kesalahan dalam suatu acara
-
Membuat
tujuan suatu kegiatan dapat tercapai
-
Membuat
kegiatan lebih berkesan
-
Membuat
kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat
-
Membuat
kegiatan lebih menarik
PERAN
KEPROTOKOLAN
-
Kegiatan
keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi
-
Kegiatan
keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta
aman.
-
Penentu
keberhasilan suatu acara
-
Menciptkana
acara agar terkesan kidmat, megah dan agung
-
Sebagai
media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut
UNSUR KEPROTOKOLAN
-
Tata Cara
Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang
harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan
dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau
adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.
-
Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan
kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau
tujuan acara.
-
Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi
kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.
-
Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang
mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara
keprotokolan
TUGAS
DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN
Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan
di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan
perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota
masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan,
pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan
kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.
URAIAN
TUGAS PROTOKOLER :
1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di
seksi protokoler
2. Melaksanakan pelayanan
kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala
instansi disuatu perusahaan
3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai
dengan tugas di seksi protokoler
4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan
kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya
5. Melaksanakan evaluasi dan
membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.
6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang
protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.
Latihan Soal
1. Jelaskan pengertian keprotokolan!
2. Sebut dan jelaskan azas-azas
keprotokolan, penjelasan menggunakan bahasa kalian sendiri!
3. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu
keprotokolan bagi kelancaran suatu acara!
4. Jelaskan menurut pendapat kalian,
pentingnya fungsi pengorganisasian bagi suatu sistem kekprotokolan!
5. Sebutkan peran dari keprotokolan!
|
FUNGSI PROTOKOL
1. Fungsi Perencanaan
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara
yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang
akan digunakan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota
kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara
3. Fungsi Penggerakan
Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan
pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi Pengawasan
Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan
pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.
5. Fungsi Pengkkordinasian
Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap
kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu
yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada
akhirnya digunakan pada suatu acara.
PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL
HUMAS
|
PROTOKOL
|
-
Memiliki kemampuan bahasa asing yang
baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain.
|
-
Tidak harus menguasai bahasa asing
yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks
secara terstruktur
|
-
Harus memahami ilmu komunikasi yang
berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra
positif suatu instansi atau perusahaan
|
-
Harus memahami ilmu komunikasi
tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga
evaluasi
|
PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL
-
Sama –
sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
-
Sama –
sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain
-
Sama-
sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau
perusahaan
-
Sama-sama
harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima
pesan.
-
Sama –
sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi
lebih maju.
LATIHAN SOAL
1. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan
hanya tepat digunakan untuk kegiatan keprotokolan di lingkungan
pemerintahan?
2. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di
lingkungan sekolah dan sertakan contoh susunan acara yang kalian ketahui!
3. Berikan pendapat kalian, apakah asas
keprotokolan harus diterapkan untuk acara resmi kenegaraan?
|
SYARAT
PETUGAS PROTOKOL
Dalam
beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang
petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan
secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :
1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni
bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan
kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang
efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang
berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala
permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan,
keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen
yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif
ANDA DIMINTA UNTUK
MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU ACARA DI BAWAH INI :
1. Acara kemerdekaan RI
2. Acara peringatan
Maulid Nabi Muhammad SAW
3. Acara hari Sumpah
Pemuda
Susunlah susunan acara
menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai seorang protokol
yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas
|
ATURAN PROTOKOL
Keprotokolan
adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
1. Peraturan tentang Keprotokolan
a. UU
no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah
tidak berlaku)
b. UU
no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
c. PP
no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan
2. Peraturan terkait Keprotokolan
a. UU
no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
b. UU
no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
c. UU
no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
d. UU
no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu
kebangsaan.
e. PP
no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
f. PP
no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
g. PP
no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
h. PP
no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
i. PP
no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota
DPRD.
j. PP
no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian
kepala daerah dan wakil kepala daerah
k.
Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
l.
Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi
atau lembaga resmi.
CARILAH
UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU
MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN
|
ATURAN DASAR PROTOKOL
Aturan
Dasar Protokol I
-
Pengaturan
tempat duduk
1. Yang
menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
2. Jika
meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat
terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
3. Kanan
adalah utama
4. Bila
ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat
orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan
seterusnya.
-
Urutan
saat naik turun kendaraan
1. Pesawat,
orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan
menjadi orang yang turun paling awal.
2. Kapal
laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih
dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang
terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.
-
Urutan
saat datang dan pulang
Orang
yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal
-
Posisi
mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan
Berhentilah
pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan
demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari
mobil dan sebaliknya.
Aturan
Dasar Protokol II
-
Menghadiri
perayaan hari kemerdekaan
1.
Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila
menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga
hal ini bila anda tidak datang
2.
Patuhi peraturan yang tertera pada undangan
3.
Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar
4.
Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan
5. Kalau
anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi
6. Tahan
diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.
7.
Jangang ngobrol saat acara berlangsung
8.
Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.
Aturan
Dasar Protokol III
-
Diterima
Pejabat Tinggi
Diterima
pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak
anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
1.
Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini
2. Cek
lagi waktu dan tempat anda akan diterima
3.
Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol
4.
Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau
kedudukan mereka dalam organisasi
5.
Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas
kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop.
Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.
-
Saat
Audiensi
1.
Datanglah setengah jam lebih awal
2.
Isilah buku tamu yang disediakan
3. Bila
harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah
peraturan tersebut
4.
Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu
5.
Dilarang keras merokok.
6.
Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.
7. Ketua
berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
8. Saat
diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu
9. Ketua
harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa
memberi kesempatan pada anggota
-
Berfoto
Bersama Pejabat
Sebelum
audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila
waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan
sampai terkesan memaksa atu menodong.
-
Usai
Audiensi
1. Bila ada
jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan
2.
Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima
3.
Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas
protokol.
4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu
terlaksananya audiensi
Post a Comment