administrasi tata usaha

                                                           KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada tim penulis sehingga dapat menyelesaikan makalah ini,Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini.

Tim penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, tim penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, tim penulis dengan rendah hati dan dengan tangan terbuka menerima masukan,saran dan usul guna penyempurnaan makalah ini.

Akhirnya penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

A.           Latar Belakang

Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan.

Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.

Menurut The Liang Gie

1.      Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.

2.      Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.

3.      Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

4.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.

6.      Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut:

a)         Aktivitas : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

b)         Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat.

c)         Kerja yang nampak di kantor : mengetik, menghitung, men-cap, menelpon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi, melubangi dan sebagainya.

d)        Ciri-ciri :

    Bersifat pelayanan,

    Merembes kemana-mana,

    dilakukan oleh semua pihak, dan

    Banyak memakai alat tulis, berkas mata dan pikiran.

e)         Peranan :

    Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi.

    Menyediakan keterangan untuk pimpinan.

    Melancarkan perkembangan organisasi.

f)          Peralatan

    Material lembaran,

     Material non lembaran,

    Alat tulis dan non tulis, dan

    Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain-lain.

7.      Hasil kerja : formulir, surat-surat, warkat lain, buku, benda-benda berketerangan dan sebagainya.

B.  Surat dan Kepengurusannya

       I.       Jenis-jenis Surat

Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan pengumuman.

1)   Surat Dinas

Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah sebagai berikut:
1.) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat

Menurut sifatnya, surat dinas dapat dibedakan atas:

      Surat Rahasia: yaitu sangat rahasia dan rahasia

Sangat rahasia dipakai untuk dokumen, naskah, dan surat yang berhubungan dengan keamanan Negara, yang apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan keamanan Negara.

Rahasia dipakai untuk dokumen, naskah atau surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan, martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan.

      Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingn mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yamg diperlukan dalam waktu lama.

      Surat biasa adalah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut.

Menurut derjat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau penyampaian surat dinas, maka surat dinas terdiri dari dua tingkat yaitu: sangat segera dan segera.

      Sangat segera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu disampaikan atau dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.

      Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula kepada pejabat yang bersangkutan.

2.)    Susunan Surat

Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian :

a.    Kepala surat terdiri dari

      Nama instansi

      Lambang instansi

      Tanggal, bulan, tahun

      Nomor surat

      Sifat surat

      Lampiran

      Hal

      Alamat.

b.   Isi surat terdiri dari

        Pendahuluan

        Isi pokok atau inti surat

        Penutup.

c.    Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari

      Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya.

      Nama terang penanda tangan dan dibawahnya tertulis nip-nya.

      Cap dinas

      Tembusan, dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut.

      Penggunaan singkatan “a.n” dan “u.ba. a.n (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menanda tangani surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Akan tetapi pada dasarnya pertanggung jawabannya tetap di tangan yang memberi kuasa.
b. U.b. (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam masalah-masalah yang rutin tanggung jawabannya.

      Pemberian kode surat keluar

Pemberian kode pada nomor surat disesuaikan dalam masalah yang terkandung dalam isi surat.

2)   Nota Dinas

Nota Dinas merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.
Susunan nota dinas:

1)        Kepala nota dinas terdiri dari : nama instansi, kata “NOTA DINAS” nomor, kepada, dari, hala, tanggala, bulan, tahun.

2)        Isi nota dinas : pada dasarnya sma dengan nota dinas tetapi lebih singkat dan jelas

3)        Kaki nota, terdiri dari: nama pejabat yang mengirim nota, disusul tanda tangannya, nama terang dan tembusan.

3)   Memorandum (memo)

Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). Isi memorandum dapat ditulis tangan atau diketik, susunan memo: kepala memo, isi memo, kaki memo.

4)   Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang digunakan mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau formulir.

5)   Surat Kawat

Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat.

6)   Surat Edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tapa memuat kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentanng cara pelaksanaan ssuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

7)   Surat Undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang telah ditentukan.

8)   Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat : Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta, atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lainnya.

Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat, Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lain-lainnya.

Penempatan hal-hal yang bersifat umum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok,

1)      Susunan surat keputusan terdiri dari :

      Kepala surat keputusan

      Nomor

      Perihal (tentang keputusan)

      Masa jabatan seorang pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan

      Konsideran

      Diktum

       Kaki surat keputusan

      Distribusi (memuat daftar alamat yang dituju, biasanya merupakan salinan surat keputusan)

      Instruksi

Instruksi merupakan suatu produk statuer yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau berdasarkan kebijaksanaan pimpinan, berisi petunjuk-petunjuk secara teknis terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan. Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/kebijaksanaan tersebut.

9)   Surat tugas

Surat tugas merupakan yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat penunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.

10)    Pengumuman

Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum, ataupun dalam pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

http://cybercounselingstain.bigforumpro.com/administrasi-ketatausahaan

http://www.fberita.com/tatalaksana.html